Als je het hedendaagse zakenlandschap bekijkt, zie je al snel de opkomst van start-ups en ambitieuze kleine bedrijven die willen doorbreken naar de grote klasse. Zoals bij elk bedrijf in zijn vroege groeifase zijn de middelen meestal beperkt en zoeken oprichters naar mogelijkheden om verschillende taken uit te besteden. De populariteit van virtuele boekhouding bouwt voort op deze trend waarbij bedrijfsleiders proberen hun kostbare tijd en geld te besparen, en zich te concentreren op wat ze het beste kunnen – hun bedrijf runnen in plaats van cijfers te kraken.
Veel kleine bedrijven lopen nog warm voor het idee van virtuele boekhouding. Terwijl ze misschien geen oog dichtdoen voor het uitbesteden van klantenondersteuning of orderverwerking, moeten sommige bedrijfseigenaars nog om het idee heen om virtuele boekhouding in te huren. Laten we eens kijken naar 7 belangrijke redenen waarom online boekhouding een blijvertje is en waarom je ze actief zou moeten overwegen.
Gespecialiseerde diensten en vaardigheden
Een virtuele boekhouddienst biedt je meestal een hulpbron die je branche en de relevante boekhoudpraktijken kent. In tegenstelling tot het inhuren van een part-time hulp ter plaatse die misschien niet over de relevante kennis beschikt, zou een virtuele boekhouder de vereiste ervaring hebben om aan je behoeften te voldoen. Afgezien daarvan kan je virtuele boekhouder een beroep doen op de aanzienlijke ervaring die haar team en managers bezitten, om alle lastige aspecten aan te pakken. De meeste aanbieders van gespecialiseerde boekhoudkundige diensten hebben deskundigen op hun vakgebied om hun middelen te ondersteunen en zulke hulp kan soms van onschatbare waarde blijken.
Een ander interessant aspect van het werken met een virtuele boekhoudkundige dienst is de beschikbaarheid van mensen met gespecialiseerde vaardigheden. Je krijgt de kans om in contact te komen met een financieel controleur voor het geval je deskundig advies over je financiën nodig hebt. Ook als je extra diensten nodig hebt, van en op, zeg job costing; je online boekhouddienst zal je hoogstwaarschijnlijk op korte termijn kunnen helpen.
Aanzienlijke kostenbesparingen
In tegenstelling tot het inhuren van een full-time boekhouder binnenshuis, biedt de keuze voor een virtuele boekhouddienst aanzienlijke kostenbesparingen. Behalve het salaris dat je aan een full-time boekhouder wordt geacht te betalen, moet je misschien ook kosten dragen in verband met verzekeringen en loonbelasting. Misschien moet je zelfs geschikte kantoorruimte ter beschikking stellen zodat de persoon effectief kan werken. In het geval van een virtuele boekhouddienst betaal je alleen een bepaalde kostprijs zonder extra overheadkosten. In veel gevallen zijn zulke diensten veel goedkoper dan een voltijdse of zelfs deeltijdse hulpbron die je ter plaatse inhuurt.
Bespaar tijd voor jezelf
Een beroep doen op een virtuele boekhouddienst is een trefzekere manier om tijd en moeite te besparen die je anders aan een voltijds in-house medewerker zou besteden. Virtuele boekhouddiensten ontlenen een belangrijk voordeel aan de gestandaardiseerde processen en beste praktijken die ze in de loop der jaren ontwikkeld hebben. Je virtuele boekhouder werkt waarschijnlijk tijdens je kantooruren en zou verschillende communicatiekanalen met je hebben. Je kunt interacties plannen op basis van je beschikbaarheid en tijd overhouden voor dringender zakelijke activiteiten.
Veilige en betrouwbare dienst
Ook nu nog staan sommige bedrijfseigenaars een beetje huiverig tegenover het delen van hun financiële gegevens omtrent bijv. vreemd vermogen met derden. Dergelijke vrees is echter volkomen misplaatst, want er zijn verschillende betrouwbare en betrouwbare dienstverleners die virtuele boekhouddiensten aanbieden. Daar komt nog bij dat wanneer je met een professionele boekhouddienst werkt, je profiteert van het toezicht op je financiële gegevens. De meeste gereputeerde virtuele boekhoudkantoren werken vanuit beveiligde kantoorruimten en hebben bewakingssoftware om de activiteit van hun middelen te volgen. In feite worden goede logboeken bijgehouden om aan de eisen te voldoen, en worden afspraken over het dienstverleningsniveau gemaakt om de leveringen te garanderen. Er zijn verschillende top-end aanbieders van virtuele boekhouding die een hele reeks diensten tegen concurrerende prijzen aanbieden.
De kracht van technologie
Virtuele boekhouddiensten vertrouwen op technologie om hun werk gemakkelijk te maken. Dit komt in wezen over als een zegen voor hun cliënten. Stel dat je op zakenreis bent naar een andere stad en plotseling de boekhouding voor een bepaald project wilt doornemen. In het geval van een voltijdse boekhouder ben je het meest geneigd hem te bellen en hem te vragen de details per e-mail door te sturen. Opheldering vragen zou nog meer tijd kosten.
Bij een gereputeerde virtuele boekhouddienst daarentegen zouden al je gegevens in de cloud beschikbaar zijn, waar je via elk apparaat veilig bij kunt. Je krijgt waarschijnlijk ook gedetailleerde uitleg als je die zoekt, want er is altijd iemand in de buurt om je te helpen.
Gedetailleerde rapportage
De meeste virtuele boekhouddiensten bieden hun cliënten gedetailleerde rapportages aan. Veel van deze rapporten worden volgens een afgesproken schema afgeleverd. Je krijgt waarschijnlijk ook tijdig waarschuwingen over alle lopende zaken die aangepakt moeten worden. Verder stellen dergelijke firma’s je ook in staat op de hoogte te blijven van veranderingen in de regelgeving en de naleving daarvan. Voor bedrijven die in verschillende staten actief zijn, is een boekhoudkundige dienst die ze op de hoogte houdt van de laatste veranderingen altijd voordelig. Sommige dienstverleners bieden cliënten ook mogelijkheden om waarschuwingen te ontvangen in verband met verdachte transacties, specifieke inconsistenties, enz.
Schaalbaarheid
Een van de grootste voordelen van het gebruik van de diensten van een virtuele boekhouddienst is schaalbaarheid. Een online dienstverlener voor boekhouden kan zich snel aanpassen aan een toename van het werkvolume, zoals meer transacties of een grotere complexiteit. Een in-house resource daarentegen kan niet verder werken dan bepaalde menselijke beperkingen, en het is niet eenvoudig om snel gekwalificeerde krachten aan te werven. Bovendien, als je uiteindelijk toch meer middelen aanneemt, en als de zaken na verloop van tijd teruglopen, zit je met extra middelen opgescheept.
Met een virtuele boekhouddienst heb je de mogelijkheid je in te schakelen volgens een pay-as-you-go model. Als je bedrijf groeit, kun je onmiddellijk opschalen zonder overheadkosten te dragen en kostbare tijd te besteden aan het aannemen van een nieuwe hulpbron.
Tot besluit
In een snel veranderende wereld met zoveel vernieuwingen in bedrijfsmodellen en opkomende tech, is het duidelijk dat het gebruik van uitbestede diensten iemands schaalbaarheid sterk kan aantasten, en het is verplicht je financiën op orde te hebben.